Wie verantwoordelijk is
Verwerkingsverantwoordelijke is Tirlvanta V.O.F., Emmastraat 121, 1221 AZ Hilversum. Dat is het enige adres waar wij gegevens ontvangen en bewaren, want er zijn geen dependances, geen tweede kantoor en geen hulpvestiging elders in het Gooi, ook niet aan de Vaartweg of in de wijk Over het Spoor waar wij wel tuinen onderhouden.
Onze administratie berust bij Tim de Vries.
Hij behandelt vragen over persoonsgegevens als eerste. Milan de Jong koopt in, Anna Janssen stelt offertes op, Ruben van Dijk beheert het magazijn en Joris Bakker zit op klantenservice. Er werkt verder niemand bij Tirlvanta V.O.F. U bereikt ons via [email protected] of telefonisch op 035 6770657, maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 18:00 en zaterdag van 10:00 tot 14:00; op zondag zijn wij gesloten.
Wij volgen de Algemene verordening gegevensbescherming, in de wandeling de AVG, en de Nederlandse uitvoeringswet daarvan. Die regels gelden voor elke tuin die wij onderhouden, of het nu gaat om een achtertuin in de Bloemenbuurt, een binnenterrein bij een pand aan de Vaartweg of een groot gazon bij een villa aan de Neuweg, en of u nu particulier bent of een VvE die ons inschakelt voor het groen rond een flatgebouw aan de Larenseweg. Sinds 2008 werken wij op deze manier.
Wat wij niet doen op deze site
tirlvanta.click plaatst geen advertentiecookies en geen analysecookies. Er lopen geen tellingen mee, geen bezoekersstatistieken, geen trackers van derden en geen pixeltjes die u elders op internet volgen. Dat is een keuze, geen technisch toeval.
Lettertypen, afbeeldingen en opmaak worden vanaf dit domein geleverd, waardoor uw browser geen extern lettertypepakket, geen kaartendienst en geen videoserver aanroept op het moment dat u een pagina opent en er dus geen enkel signaal naar een partij buiten tirlvanta.click vertrekt.
Het enige dat in uw browser wordt bewaard, is uw antwoord op de cookiemelding.
Klikt u die melding weg, dan onthoudt uw apparaat die keuze, zodat u de melding niet bij elk bezoek opnieuw ziet. Wist u die opslag in uw browser, dan verschijnt de melding vanzelf weer bij uw volgende bezoek.
Meer is het niet.
Wat wij wel vastleggen
Vult u het contactformulier in, dan ontvangen wij wat u zelf intypt: uw naam, uw e-mailadres, eventueel een telefoonnummer en de omschrijving van uw vraag. Schrijft u over een heg van veertien meter aan de Bosdrift of over een sproeisysteem voor zes zones, dan staat dat in het bericht.
Wat u schrijft, gebruiken wij uitsluitend om u te antwoorden en publiceren wij niet, niet op de site en niet elders.
Komen wij bij u over de vloer voor een opname of een onderhoudsronde, dan leggen wij het adres vast, de werkzaamheden en de afspraken daarover. Bij een terugkerende opdracht, bijvoorbeeld een gazon dat van april tot oktober elke twee weken wordt gemaaid, horen ook de data van die bezoeken erbij. Facturen en de gegevens die daarop staan, bewaren wij omdat de Belastingdienst dat van ons vraagt. Belt u naar 035 6770657, dan noteren wij met wie wij spraken en waar het over ging, zodat een collega het gesprek kan oppakken als u later terugbelt. Gegevens die wij niet nodig hebben, vragen wij ook niet, en wat wij niet vragen, kunnen wij ook niet kwijtraken.
Waarom wij dat mogen
Voor het beantwoorden van een formulier of een telefoontje leunen wij op uw toestemming en op ons gerechtvaardigd belang om een vraag netjes af te handelen. Voor een opdracht die u ons geeft, is de uitvoering van die overeenkomst de grondslag. Voor facturen en de administratie eromheen geldt een wettelijke plicht.
Wij gebruiken uw gegevens niet voor iets anders dan waarvoor u ze gaf. Uw adres gaat niet naar een mailinglijst en uw e-mailadres niet naar een nieuwsbrief die u niet aanvroeg.
Verkoopt u uw huis aan de Larenseweg en neemt de nieuwe bewoner het onderhoud over, dan vragen wij die bewoner zelf om zijn gegevens in plaats van de uwe door te schuiven, ook als hij er geen bezwaar tegen zou hebben dat wij zijn naam alvast overnemen uit een oud dossier dat wij toch nog hebben liggen van de vorige bewoner en waarvan wij de inhoud niet zonder meer mogen hergebruiken voor iemand die nooit iets met ons te maken heeft gehad.
Dat lijkt omslachtig. Het is gewoon netjes.
Hoe lang wij dingen bewaren
Contactvragen die tot niets leiden, verwijderen wij uiterlijk zes maanden na het laatste bericht. Loopt er een opdracht uit voort, dan blijft de correspondentie bij de opdracht zitten zolang die duurt.
Facturen en de administratie daarachter bewaren wij zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarin ze zijn opgemaakt. Die termijn komt uit de fiscale regels en kunnen wij niet inkorten, ook niet als u dat vraagt.
Gegevens over een tuin die wij jarenlang onderhouden houden wij bij zolang de opdracht loopt.
Zegt u op, dan volgt verwijdering binnen een redelijke termijn, behalve wat wij om fiscale redenen moeten houden. Denk aan een beplantingsplan dat wij in 2019 maakten voor een perceel aan de Neuweg en dat inmiddels is uitgevoerd; zulke stukken hebben hun nut gehad en gaan weg, terwijl de factuur van datzelfde jaar nog even blijft staan omdat de Belastingdienst er in theorie naar kan vragen.
Wie uw gegevens ziet
Binnen Tirlvanta V.O.F. zien alleen de mensen die er iets mee te maken hebben uw gegevens. Joris Bakker ziet wat nodig is om een vraag te beantwoorden, Anna Janssen wat nodig is om een offerte op te stellen en Tim de Vries wat de boekhouding raakt. Ruben van Dijk krijgt een leveradres te zien als er materiaal naar een tuin gaat, verder niets.
Wij verkopen niets door en verstrekken niets aan derden voor hun eigen doeleinden. Onze boekhouder ontvangt factuurgegevens omdat dat voor de aangifte moet. Een leverancier van planten of een hoveniersbedrijf dat wij inhuren voor een specifieke klus krijgt het adres waar gewerkt wordt, en niets daarbuiten.
Een verzoek van een rechter of een toezichthouder kunnen wij niet naast ons neerleggen. In dat geval leveren wij precies wat gevraagd wordt. Komt zo'n verzoek binnen, dan laten wij dat aan u weten, tenzij de wet ons verbiedt dat te doen.
Uw rechten
U mag opvragen welke gegevens wij van u hebben. U mag laten corrigeren wat onjuist is, bijvoorbeeld een oud telefoonnummer of een verkeerd huisnummer. U mag vragen om verwijdering, voor zover wij niets verplicht moeten bewaren.
Wilt u dat wij minder met uw gegevens doen, dan kunt u bezwaar maken tegen een specifiek gebruik. Hebt u ergens toestemming voor gegeven, dan trekt u die net zo makkelijk weer in.
Krijgt u van ons gegevens in een bestand en wilt u dat meenemen naar een ander bedrijf, dan kan dat.
Op elke vraag hierover reageren wij binnen een maand. Soms hebben wij iets meer tijd nodig, bijvoorbeeld wanneer wij een groot aantal gegevens moeten nalopen. Wij laten dat dan op tijd weten en zeggen erbij hoe lang het nog duurt.
Bent u het niet eens met hoe wij het aanpakken, dan mag u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Liever lossen wij het eerst samen op; een telefoontje naar 035 6770657 of een bericht aan [email protected] is meestal sneller klaar dan een procedure.
Wilt u een van deze rechten gebruiken, dan volstaat een bericht aan [email protected]. Schrijf er kort bij wat u wilt: inzage, correctie, verwijdering of bezwaar. Vermeld uw naam en het adres waar het over gaat. Wij vragen nooit om een kopie van uw paspoort, alleen om genoeg gegevens om te weten dat u het zelf bent.
Verandert er iets aan wat wij vastleggen of hoe lang wij dat doen, dan passen wij de tekst hierboven aan.